Même si les nouvelles technologies et le téléphone ont tendance à se substituer de plus en plus à la correspondance, on est régulièrement amené à envoyer des lettres. Que l’on doive informer d’un changement d’adresse, demander des renseignements, résilier un contrat d’assurance, adresser une réclamation, protester auprès d’un fournisseur ou postuler à un emploi, la lettre reste un outil de communication irremplaçable.

Sa rédaction obéit à des règles précises, dans la forme comme dans le fond et repose sur une construction standard.

La forme :

Une lettre professionnelle est toujours conventionnelle : elle est rédigée sur une feuille blanche de format A4.
Elle comporte obligatoirement les coordonnées de l’expéditeur, celles du destinataire, la date et le lieu de rédaction.
Il est recommandé d’y faire figurer un objet, éventuellement une référence et le nom du responsable du dossier.
Une lettre professionnelle s’adresse à une personne au sein d’une organisation. Si on ne connaît pas le nom de la personne, on s’adresse à la fonction de cette personne :  Mme la Directrice etc... On commence la lettre par un titre de civilité Madame ou Monsieur, si on l’ignore par Madame, Monsieur. Si le destinataire a un titre particulier, il est d’usage de le mentionner ex : Monsieur le Directeur général.
Elle se termine toujours par une formule de politesse, qui doit reprendre la civilité utilisée en début de lettre.
Enfin, une lettre professionnelle est toujours signée. La signature doit être manuscrite et apposée au-dessous du nom.

On peut y annexer des pièces jointes, que l’on prendra soin d’énumérer.

Le fond :

Une lettre professionnelle doit traiter d’un sujet spécifique. Ainsi, elle comprend uniquement les informations nécessaires au traitement de ce dernier. Elle doit être compréhensible, sans risque de doute ou d’interprétation de votre lecteur. Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à l'essentiel.

La construction standard :

Il s’agit d’une introduction puis d’un développement et enfin d’une conclusion.

Une introduction permet de rappeler l’objet de la correspondance et d’énoncer le contenu du message au lecteur.

Le développement expose les différents points relatifs au problème exposé. C’est le cœur de votre message. Il répond à un but précis . Ainsi, en tant que rédacteur, vous avez quelque chose à demander, à proposer, à rapporter, à expliquer à un destinataire, ces objectifs pouvant être combinés. Les idées doivent être  hiérarchisées de façon logique, veillez à rester factuel et rigoureux dans les arguments que vous avancez.

La conclusion intervient à la fin. Elle est brève et s’articule autour d’une phrase de transition de type « nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire », puis de la formule de politesse qui termine la lettre.

Rappelons qu’une lettre tient compte d’engagement, il convient  donc de rester prudent, réservé courtois et d’en conserver une copie.